O conceito de automatização de processos tem se instaurado dentro das empresas, fazendo-se presente cada vez mais. E, neste artigo, você vai entender porque a automatização é um forte aliado das empresas que buscam melhorar seus resultados e performar a gestão.
No artigo anterior, falei um pouco sobre a automatização. Mas, vale a pena explicar aqui. Automatizar significa contar com tecnologias específicas para reduzir ou eliminar a intervenção humana na execução de atividades repetitivas ou complexas, de forma que o tempo, os custos, os riscos, os erros e os desperdícios sejam reduzidos.
Da mesma forma que é possível automatizar os processos de produção, é possível automatizar processos operacionais, principalmente os manuais, do campo administrativo, que exigem certa quantidade de dados presentes em documentos ou sistemas de informação. Consequentemente, ao se automatizar os processos, os colaboradores podem ser realocados em áreas de maior valor agregado que necessitam de habilidades e competências específicas e com visão estratégica.
Por que automatizar faz diferença na gestão?
Se você está se fazendo essa pergunta, provavelmente seus processos ainda são manuais. E certamente, você acredita que eles estão dando certo. Experimente automatizar uma determinada área ou etapa de seus procedimentos. A automatização é um aspecto fundamental, para quem pretende performar, melhorar a produtividade e obter melhor controle das etapas das operações.
Vale a pena pensar em automatizar pelo menos alguns de seus processos ou parte das tarefas que os compõem, para aumentar a produtividade e a eficiência do empreendimento. Tenho a certeza que o retorno será considerável.
A performance corporativa é fundamental para empresas que buscam se tornar competitivas no mercado, visto que é a sua capacidade de alcançar resultados é que está em jogo. Portanto, implemente métodos que vão te ajudar a definir suas metas e indicadores com segurança para verificar se o desempenho está dentro do esperado. No entanto, como ter dados seguros, se seus processos estão no modo manual? Seus resultados nunca serão seguros.
Pense nisso: Somos seres humanos. Somos propícios ao erro.
Desvantagens da gestão tradicional
Para entender por que as empresas investem na automatização de seus processos de gestão, este tópico é relevante. Em muitas empresas, a gestão ainda é dividida entre 02 e 04 equipes. Cada uma tem seu próprio procedimento, com as suas próprias regras, resultando em um sistema antiquado e falho. Sem falar que nem sempre há comunicação clara e direta entre as áreas, dificultando ainda mais o fluxo de trabalho. Isso acontece, porque a troca de informação é interrompida, seja por dificuldade de acesso a algum documento, por falha na comunicação, por uso diferente de sistemas, uso de planilhas, nomenclaturas distintas, termos inconsistentes e muito mais.
É então que entra a automatização dos processos. Ele mantém o fluxo fluído, onde todos têm acesso, usam a mesma nomenclatura e termos, mantendo o controle das estratégias que precisam seguir e dos compromissos e prazos assumidos. Resumidamente, isso significa mais produtividade, menos retrabalho, menos stress e mais efetividade.
Fica muito mais fácil gerenciar seus processos, resultados e mensurá-los para determinar se o desempenho está sendo alcançado conforme o planejamento estratégico desenhado. Além disso, ninguém impede o fluxo do trabalho do outro.
Modernidade na gestão de processos
As empresas modernas operam em um ambiente de negócios cada vez mais complexo, global e ágil. Entre os desafios que as empresas enfrentam se incluem:
- maior velocidade de negócios
- atendimento online
- governança
- requisitos de risco e conformidade
- digitalização
- entre outros
Sem uma abordagem corporativa para gerenciamento de processos , as organizações correm o risco de perder tempo e dinheiro, além da possibilidade de danos à reputação e litígios dispendiosos. Por isso, as empresas reconhecem que é necessária uma abordagem mais holística da gestão para se manterem competitivas e reduzirem seus riscos.
Transparência e segurança
Uma boa notícia é que existem soluções para ajudá-lo a evitar riscos. A tecnologia existe para ajudar as empresas a melhorarem seus processos de gestão, permitindo que a automatização e otimização de todos os aspectos do ciclo de vida de seus produtos, visando aumentar a transparência, a conformidade e a velocidade de operações, reduzindo o risco.
Por isso que as plataformas de gestão buscam unificar o gerenciamento dos processos de forma centralizada, uma vez que o objetivo é analisar dados para medir desempenho e conseguir mensurar o quanto a empresa tem melhorado seu desempenho e performado no mercado.
Agora, você consegue entender por que as empresas buscam automatizar a gestão de seus processos? A maioria dessas plataformas são baseadas em nuvem, com o intuito de melhorarem drasticamente a transparência, a velocidade e a consistência da gestão. Aumentando assim, o desempenho dos negócios.
Não é sensacional conseguir acompanhar a conformidade regulatória da sua gestão, e ainda obter uma visão precisa e em tempo real dos riscos e oportunidades do que a sua empresa tem perante o mercado? Esses procedimentos economizam tempo e recursos valiosos e contribuem significativamente para a simplificação do gerenciamento de todo o fluxo.
A automatização na gestão é uma necessidade
A gestão regulariza as funções do planejamento, organização, direção e controle de uma empresa, de modo que os recursos disponíveis sejam utilizados de forma sustentável para atingir os objetivos esperados.
E para se ter uma boa gestão é preciso que o empresário/empreendedor consiga antecipar-se aos problemas, otimizando a operação de seus processos, tendo domínio sobre as ações para tomar a melhor decisão e conseguir manter todas as áreas da empresa em sinergia, seguindo os valores, a visão e a missão da organização, para que assim, se alcance o objetivo final.
A gestão deve ser focada na identificação de problemas e dificuldades para que a liderança possa criar metas mais funcionais, integrando o uso de plataformas à capacidade dos colaboradores, a fim de melhorar os processos e as performance das equipes. Portanto, as organizações que já implementaram sistemas automatizados, conseguem hoje, obter resultados muito melhores.
Logo, as empresas orientadas para o futuro reconhecem que a gestão automatizada, pode ser vista como uma iniciativa corporativa necessária para o crescimento sustentável do negócio. Através da automatização, é possível que as empresas consigam ir além de uma abordagem tradicional, visto que possuem seus processos totalmente integrados, fornecendo informações relevantes à todas as áreas da empresa.
Benefícios da automatização na gestão
Optar por automatizar os processos da sua empresa e obter enormes benefícios para qualquer negócio, não é perca de tempo. Invista!
Mas, se ainda tem dúvida, podemos conversar. Será um prazer fazer um diagnóstico do seu negócio e te explicar quais áreas precisam com mais urgência de serem automatizadas. E, fique tranquilo, eu estou há mais de 25 anos, automatizando processos.
Sei que o benefício da automatização é essencial para empresas de médio e grande porte, pois diariamente precisam gerenciar grandes volumes de informações, documentos e dados.
Confira quais são as vantagens de automatização:
- Redução de erros relacionados a operações manuais repetitivas
- Redução de custos, devido à menor taxa de erro
- possibilidade de investir tempo e recursos em atividades mais estratégicas para a empresa
- Processos mais rápidos, enxutos e eficientes
- Identificação imediata de quaisquer ineficiências
- Padronização e simplificação
- Atividades rastreáveis e transparentes
- Aumento da produtividade
- Maior precisão e conformidade com os procedimentos da empresa
- Melhoria da troca de informações
- Colaboradores mais ágeis
- Redução de retrabalho
Agora você já sabe porque é importante automatizar a sua gestão. Pronto para adotar? Vamos conversar!
