Vamos falar sobre gestão de pessoas humanizada e eficiente? Que realmente faça sentido para todos?
Você deve ter ouvido falar que as gerações Z, Alfa e Millennials já nasceram sabendo usar uma tela, que são ávidos por tecnologias e e buscam sair do modelo convencional. Mas, isso é devido à necessidade imposta pela tecnologia que repercute na transformação da vida pessoal e profissional dessas gerações. E, partindo dessa percepção de mudança do comportamento cultural e social, é preciso que as organizações façam o mesmo movimento, ficando antenadas não apenas ao uso de novas tecnologias e ferramentas mais avançadas quanto acompanhar as mudanças de seus novos “colaboradores”.
É é justamente nesse ponto, que chegam os conflitos internos e a gestão passa a ficar deficiente. E como mudar esse panorama na gestão? É possível. Claro que sim. Mas, o caminho é longo e árduo, pois estamos falando de mudanças no clima organizacional. Falo de experiência própria, mudar comportamento, forma de pensar e agira de nossos colaboradores não é tarefa fácil, conheço bem a realidade de muitas organizações e das várias outras que tive e tenho.
Mas, acredito que seja importante compartilhar com você um pouco, sobre a minha visão dos desafios que enfrentamos para conquistar uma gestão de pessoas humanizada e eficiente. Então me acompanhe nesta jornada!
E se você quiser saber mais sobre Gestão e Liderança, criei uma Série no meu CANAL do YOUTUBE, de 08 episódios.
Como obter uma gestão eficiente?
Gerir pessoas tem sido um dos grandes desafios empresariais. Isso é fato! Pois, estamos falando de pessoas que possuem condutas com valores éticos e morais diversos e que podem ir em desencontro à missão e valores da organização.
Fica neste caso, como desafio, envolver os colaboradores em um processo de práticas empreendedoras, promovendo espaços onde estes possam demonstrar seus potenciais criativos e empreendedor, visando resgatar não apenas a participação ativa, como também a participação efetiva, resgatando tanto aos valores humanos quanto profissionais.
A gestão de uma equipe exige sensibilidade e inteligência estratégica ao mesmo tempo. Lidamos com pessoas, e não com máquinas, e isso acrescenta uma dose extra de subjetividade à tomada de decisões do Líder. Mesmo assim, eficiência e produtividade são preocupações constantes em relação às metas do time. Nesse sentido, uma das questões mais frequentes é: como lidar com as urgências? As urgências nem sempre devem ser tratadas como prioridades; aliás, elas frequentemente atrapalham o andamento do trabalho e afetam o desempenho. Por outro lado, quando são verdadeiras, não podem ser ignoradas.
Modelo brasileiro de Gestão de Pessoas
Vivemos hoje, no Brasil, um modelo organizacional que não tem se preparado para exercer suas atividades com toda a sua eficácia, esquecendo de capacitar, abranger e criar situações participativas que envolvam todo os seus colaboradores. E, pode-se afirmar, que todo o crescimento da empresa está diretamente, ligado à Gestão de Pessoas. Segundo Chiavenato (2003):
“As pessoas constituem o mais valioso recurso da organização. Devemos tratar as pessoas como pessoas. A organização depende de pessoas, recurso indispensável e inestimável. É preciso, porém, que as Organizações enxerguem os elos das relações humanas, uma vez que estes são os responsáveis em manter o alinhamento de todo o fluxo interno. Por mais, que uma organização lide com máquinas em sua rotina, há sempre por trás, um colaborador operando.“
Consequentemente, o fluxo organizacional sofre reflexo do modo como a Gestão de Pessoas é gerida, uma vez que esta é a responsável por buscar práticas que possibilitem a participação e a autonomia do colaborador, assim como ser a mediadora entre os interesses do Colaborador e organização.
Infelizmente, o mundo corporativo vive no senso da “urgência”, tornando-se uma verdadeira armadilha para a produtividade das equipes. Um exemplo clássico, são as reuniões. Consideradas sempre com senso de urgência, principalmente após o isolamento social, para promover comunicação entre os colaboradores e as equipes. Porém, nem sempre são necessárias, demandando tempo e esforço, sem necessidade. Há ainda reuniões, que costumo chamar “reunião da reunião”, que serve apenas para discutir o que foi discutido na reunião anterior. Sem propósito algum. E as piores, são reuniões para devagar sobre assuntos aleatórios, sem um objetivo final.
Esses exemplos fazem parte da realidade de muitas organizações, tanto antes quanto agora depois do isolamento social, gerando muito desgaste físico e mental. E, para finalizar, em muitos casos, seria possível resolver alguns assuntos através de ferramentas de comunicação interna, como slack, e-mails, Teams, por exemplo.
O que os gestores realmente precisam é saber identificar quando é o momento para uma reunião e quando usar meios alternativos.
Pessoas precisam de contato físico
Sim. Pessoas precisam de contato físico. Isso é fato. A própria psicologia deixa claro que somos seres de natureza social, devido a nossa necessidade de buscar por conhecimento, emoções e energia com as outras pessoas.
“A Psicologia e a Sociologia definem as relações interpessoais como um vínculo ou conexão entre as pessoas em determinados locais e circunstâncias. Sendo assim, elas existem em uma infinidade de momentos, junto aos familiares, no trabalho, nos ambientes religiosos etc. e são fundamentais para o desenvolvimento pessoal, e profissional de todo indivíduo. Embora os relacionamentos interpessoais sejam extremamente complexos, sabemos que é da natureza do ser humano estar sempre ligado a alguém.”
Portanto, não estou dizendo que as reuniões não são importantes. Sim. Elas são, principalmente quando uma decisão precisa ser tomada e todos os membros da equipe vão colaborar com seus insights para a tomada da melhor decisão. Nesse caso, como todos estarão fazendo uma contribuição, ferramentas como e-mails, chats ou aplicativos de mensagem não são indicadas. A conversa pode ficar confusa, distorcida, além de ficar difícil incorporar a contribuição de cada um para chegar a uma decisão.
Contrário, quando a comunicação é apenas entre poucas pessoas, voltada para uma finalidade unilateral, por exemplo, cujo objetivo é apenas de transmitir informações à equipe sobre uma decisão que já foi tomada. Aí sim, esses meios são eficientes e promovem a produtividade. Entretanto, saber quando é o momento certo de convocar uma reunião é apenas o primeiro passo.
É você o gestor, quem define se será preciso juntar toda a equipe ou não. Fique atento apenas, a rela necessidade para não atrapalhar a produtividade da equipe com reuniões desnecessárias.
Dicas para tornar sua Gestão de Pessoas mais Eficiente
Em primeiro lugar, aprimore a organização do seu trabalho e de sua equipe. Algumas tarefas que se tornarão urgências no futuro podem ser previstas executadas com antecedência, de maneira que o impacto sobre suas verdadeiras prioridades será menor. Em segundo lugar, saiba quando pedir ajuda. Se uma urgência surge com prazo muito curto, incompatível com a complexidade da tarefa, a solução mais inteligente é negociar com a pessoa que a solicitou. Você pode pedir mais tempo ou tentar dividir a tarefa com outros colaboradores.
Se a maioria as urgências são “impostas”, algumas são criadas pela própria equipe. Isso acontece quando uma tarefa — que pode ser simples ou complexa, importante ou não — é procrastinada por tempo demais. Ou seja, é uma consequência do mau andamento do trabalho. Para evitar que isso aconteça, um fator chave é o papel do gestor no monitoramento da equipe. Vamos falar mais sobre isso no próximo tópico.
A importância do monitoramento da equipe
É por meio do monitoramento que o Líder pode entender o nível atual de desempenho da sua equipe e fazer ajustes na dinâmica de trabalho para obter resultados cada vez melhores. Essa é a melhor maneira de quebrar o ciclo vicioso da relação entre urgência e produtividade: baixa produtividade leva ao surgimento de várias situações de urgência. Focando sua atenção em resolver essas situações, a produtividade real cai ainda mais. Para monitorar sua equipe, você precisa atender a alguns passos essenciais.
Estabelecer metas claras: As metas são como uma bússola para sua equipe e também um referencial para que você possa avaliar seu desempenho. As metas precisam ser específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo definido – SMART. Metas vagas, sem data de entrega ou que não colaboram para o crescimento do negócio são consideradas ruins. Elas não estimulam a produtividade dos colaboradores, nem geram valor para a empresa.
Mantenha Equipe alinhada: metas estabelecidas, agora é comunicá-las à equipe. Todos precisam estar cientes da meta, bem como da sua importância para o negócio. Também é muito importante manter a sinergia da equipe no andamento do trabalho, ou seja, todos precisam estar informados sobre os avanços, atrasos, vitórias e dificuldades, ajudando um ao outro sempre que possível.
Forneça Feedback: Não adianta nada gerenciar sua equipe se você não usar as informações coletadas para ajudá-la a progredir. É preciso fazer uma devolutiva – feedback — e existem alguns detalhes para que o feedback seja bem aproveitado. 1º seja consistente e imediato, para não perder o momento de orientar e obter o máximo de impacto nas suas observações. 2º dê feedback positivo e negativo. O feedback negativo pode ensinar lições valiosas enquanto que o positivo é uma forma de incentivo.
Forneça Forward: Não é muito comum vermos nas organizações esse tipo de conduta dos Líderes. É quando o Líder incentiva a sua equipe focado em ações no futuro, sem se apegar no que foi feito no passado. Esse tipo de conduta ajuda muito na autorreflexão e mudança de conduta, ajudando o Líder a reconhecer talentos.
Desenvolva pensamento estratégico: Se você é o Líder, logo você é o responsável pelas principais decisões tomadas no setor. São as suas decisões que precisam sempre estar alinhadas com as metas de toda a equipe, visando sempre o impacto delas no cenário da organização e nos objetivos da equipe.
Mantenha a equipe motivada: Produtividade está diretamente ligada a motivação. Isso já foi comprovado em estudos científicos e já não há mais muita dúvida sobre a existência dessa relação. O que ainda causa questionamentos é como usar a motivação adequadamente para manter sua equipe produtiva. Enquanto a ciência não desenvolve uma fórmula para responder a essa questão, o que você precisa fazer é conhecer bem sua equipe e entender o que motiva a cada um.
Invista em uma boa comunicação interna: Uma comunicação interna forte e transparente ajuda a liderar equipes e manter as metas sempre alinhadas, mantendo a sinergia da equipe sempre em alta e consequentemente, a produtividade.
Aprenda a Gerenciar seu tempo: Saber gerenciar sue tempo e ajudar sua equipe a fazer o mesmo, diminuirá o cansaço físico e mental, inibindo que agentes estressores dominem sua equipe, causando problemas sérios como Burnout. Saber gerenciar o tempo, criar rotinas para a execução das tarefas, bem como, ensinar a sua equipe a delegar, a compreender o que é importante do que prioridade, fará muito diferença.
Dicas para tornar sua Reunião mais Eficiente
Planejamento: Pense em tudo que envolve a elaboração, logística e infraestrutura, principalmente no que diz respeito a definição de um objetivo, pauta e condutor da reunião.
Ação: O condutor é o responsável pelo resultado da reunião. Por isso, ele deve estar atento as discussões focadas nas questões da pauta, evitar as conversas paralelas entre os colaboradores, começar e terminar no horário marcado.
Acompanhamento: Está é a fase final e o pós-reunião, que orienta os participantes na aplicação as ações definidas. O que garante o cumprimento de todos com o que foi estabelecido. Com esses cuidados, você pode garantir que a reunião tenha sucesso sem consumir muito tempo da equipe. Ou seja, rapidamente todos estarão liberados para retomar e avançar com seu trabalho.
Identifique se há urgência: Como ressaltado anteriormente, o líder precisa diferenciar uma urgência de uma prioridade. Em alguns casos, uma situação de urgência realmente merece atenção total e imediata; em outros, porém, ela é apenas uma distração para a equipe.
Tenha foco: o ideal é que você possa sempre colocar seu foco e o da equipe nas tarefas importantes, aquelas que agregam real valor. Todavia, nem sempre isso será possível. Em certos momentos, será necessário colaborar com outras pessoas e setores, e atender suas solicitações, mesmo que o prazo seja apertado e afete sua própria dinâmica de trabalho.
Como Líder, seu papel é essencial para manter o ritmo, a qualidade, a sinergia e a Saúde e bem-estar da sua Equipe. Por isso, esteja preparado para ajudar seu time a lidar com os imprevistos. Mas, se precisar de uma ajuda, conte comigo.
Deivison Pedroza – Investidor / Conselheiro / CEO / Palestrante
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